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バウンスメールとは?その仕組みと原因、対策について

2018/06/07

Author:山岸 勇毅/ワンマーケティング株式会社

バウンスメールとは?その仕組みと原因、対策について

マーケティングオートメーションBtoBマーケティング

メール配信ツールやマーケティングオートメーションを使用している企業であれば、メールマガジンや告知メールなどを一斉送信する機会は多くあることでしょう。配信後には開封率やクリック率のみ確認しがちですが、バウンスメール(配信エラー)も、メールの効果を改善する上では重要な指標の一つです。放っておくと、機会の損失につながることもあるため、正しい対処を行うことが大切です。
今回は、「バウンスメール」の種類や原因、対策について解説します。

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バウンスメールとは?

バウンスメールとは、簡単に言うと「配信できなかったメール」のことです。メールが届かないということは、メールを送信した相手のメールボックスにメールが届くまで、もしくは受信者が正当なメールと認識するまでに、何らかの支障が起きたものと考えられます。

このバウンスメールを理解するために、まずは送信したメールがどのように相手に届くのかの仕組みを確認しておきましょう。

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自分のパソコンからメールを送った場合、まず送信側のメールサーバーに届けられます。するとメールサーバーはメールの宛先として指定されているメールアドレスの情報から、受信側のメールサーバーを特定する情報をDNSサーバーから取得します。そしてメールを受信側のメールサーバーへ送信します。

その後、受信者がメールソフトなどを利用して、メールを受信側のメールサーバーから受信したら、メール配信完了となります。

つまりバウンスメールは、これらのいずれかの工程で何らかの不具合があり、エラーとなってしまったものです。

バウンスメールの種類と原因

バウンスメールは、その原因によって、「ソフトバウンス」と「ハードバウンス」の2つの種類に分けられます。

それぞれの特徴と原因をみていきます。

ソフトバウンスとは?

ソフトバウンスとは、一時的な理由による配信エラーのことです。
時間をおけば配信完了される場合もありますし、受信者へ管理者から転送されるなどされる場合もあり、結果的にメールが相手に届けられることの多いバウンスメールです。

ソフトバウンスの原因

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▼受信者のメールボックスが一杯

受信側のサーバーには無事到達したものの、受信者のメールボックスが容量を超えており、これ以上受信できない状態です。受信者が受信済みの不要メールを削除し空き容量を増やすか、そもそものメール受信容量を増やすかなどすれば配信されます。

▼メールサイズが大きすぎる

受信側のサーバーの規定で一定のサイズを超えたメールは、受け取りを拒否されてしまうことがあります。

▼受信側のサーバーがダウンしている

受信側のサーバーに何らかのトラブルが生じてサーバーがダウンしており、受信者がメールをサーバーから受信できない状態です。サーバーが復旧すれば配信されます。

これらの受信側の都合で発生するエラーは、送信側のサーバーにエラーメッセージが返ってくるのが通常ですので、メールが届かなかったことを知ることができます。

ハードバウンスとは?

一方、ハードバウンスとは、恒久的な理由による配信エラーのことです。
ソフトバウンスのように一時的な問題ではなく、時間が経っても解決しなかったり、気にせず送り続けてしまうと、さらに送信できなくなってしまう可能性もあったりする恒久的な問題です。

ハードバウンスの原因

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▼メールアドレスの一部に謝りがある

例えば、受信者がメルマガ登録をしたときなどに、綴りを間違って登録したというケースです。この場合、いくらメール送っても送信側のサーバーがDNSサーバーから正しい受信側メールサーバーを見つけることができないといったことが起きます。

▼メールアドレスが存在しない

そもそも架空のメールアドレスが登録されていた場合や、そのメールアドレスの使用者が退職しているなどして、もう使われていない場合などが考えられます。これも上記と同じ理由で相手に届くことはありません。

▼受信側のサーバーにスパムメール、迷惑メールと疑われた

受信側のサーバーがフィルタリング機能を設けている場合、迷惑メールやスパムメールと疑われてしまうと、送り返されてしまうことがあります。

▼受信者のメールソフトの迷惑メール振り分け機能で迷惑メールと判定された

受信者のメールソフトに、迷惑メール振り分け機能がある場合、何らかの理由で迷惑メールと判定されてしまい、受信者の迷惑メールフォルダに格納されてしまっている状態です。受信者が迷惑メールではないと気づけば見てもらうことができますが、気づかないケースもありますし、何度も送信すると同じように迷惑メールと判定され学習されてずっと迷惑メールフォルダに格納されてしまうこともあります。また、意図的に迷惑だと判定され、読まれないこともあります。

バウンスメール対策:定期的にメンテンナンスを

バウンスメールは、機会損失につながることもあるため、しっかりと対策をとっておきたいものです。それぞれの原因についての対策と、全体的な対策を解説します。

メールサイズが大きすぎる場合

送ることのできるメール容量は受信側のサーバーによって変わってきますので、すべてに合わせることは困難です。基本的にメールの容量はできるだけ軽くすることを意識して作成しましょう。

メールアドレスの一部に謝りがある場合

メールアドレスの入力ミスの予防策として、登録してもらうメールフォームに工夫を施すのも一つの方法です。メールアドレスを2つのフォームに2回入力してもらう、入力時のフォントを大きくする、メールアドレスの誤りがあった際には情報を届けられない旨を明記し注意を促す、などの方法があります。

また、ドメインの綴りに誤りがある場合、例えば有名なISP(インターネットサービスプロバイダ)のドメイン名であれば、わかる範囲でその綴りを送信側のほうで訂正したり、「cojp」を「co.jp」に直したりといったこともできます。

しかし「@」より前の部分はどうしても正確かどうかは分からないものですので、その場合は、下記のメールアドレスが存在しない場合の対策を行ってみてください。

メールアドレスが存在しない場合

受信側の問題ではなく、そもそも存在しないメールアドレスだとわかったら、メール配信リストから除外するのをおすすめします。そのような届かないメールアドレス宛に何度もメールを配信すると、受信者のサーバーを管理するISPから、送信者、つまり自社のドメインのメールの受信そのものをブロックされてしまう可能性もあります。

また、オプトインの方法を見直すことも重要です。
オプトインとは、メールアドレス登録時に、メールを送ることを承諾してもらうことです。オプトインにおいては、メールアドレスの誤入力や不正なメールアドレスの登録を避けるために、ダブルオプトインを行うのも一つの対処法です。フォームに登録してもらう時に同意のチェックを入れてもらう一度目の同意に加え、確認メールを送信することで、メールアドレスが有効であることとメール受け取りの同意もなされ、二度の確認を行うことができます。

送信側のサーバーにスパムメール、迷惑メールと疑われないために

送信側のサーバーにブロックされてしまわないように、送信するメールに工夫をする対策があります。サーバーにスパムや迷惑メールと判断されないためには、基本的には、スパムメールリストに登録されないために不正なメールアドレス宛に何度も送信しないこと、メール本文にスパムメールと判定されるような不必要な記号を多用しないことなどがあります。

また、他の方法として、SPF(Sender Policy Framework)やDKIM(DomainKeys Identified Mail)を設定する方法があります。

SPFとは、送信側が利用するドメインを管理しているDNSサーバーに対して、送信用メールサーバーのIPアドレスを公開するコードを追加するなどすることで、受信側のサーバーに送信ドメインを認証してもらい、なりすましメールではないと判定してもらう方法です。

DKIMはメールに付与する電子署名のことです。これも同じく送信ドメイン認証の手段です。送信側がメールに電子署名を埋め込み送信すると、受信側サーバーは電子署名の情報をもとに、送信側のDNSサーバーで公開されている公開鍵と照合し、送信ドメインのメールが正規のサーバーから送信されているかどうかを確かめます。

送信側がこれらの方法を取り入れることで、受信側がこれらの方法に対応している場合にスパムメールや迷惑メールと判定されにくくなります。

迷惑メール振り分け機能で迷惑メールと判定されないために

受信者のメールソフトなどに迷惑メール振り分け機能がある場合、フィルターに引っ掛かりそうなフレーズや記号の多用を避けることが対策と考えられます。

またオプトイン・オプトアウトの見直しも重要です。

オプトインにおいては、先ほどのダブルオプトインの対策に加えて、メールマガジンなどの情報配信を同意するチェックボックスに、はじめからチェックを入れておかないという対策を行うといいでしょう。「知らない間にメルマガ登録されている」と受信者に思われてしまうと、迷惑メール扱いにされてしまう恐れがあります。

オプトアウトとは、メール配信を解除する方法をユーザーに示し、すぐに簡単にメール配信を解除できるようにしておくこと。配信解除の方法が不明瞭であったり、複雑で面倒な仕組みだったりすると、送信者への不満が募るだけでなく、解除できないことから今後迷惑メールとして扱うように受信者に設定されてしまう恐れもあります。スムーズに配信解除が行える仕組みを作っておきましょう。

全般的な対策~定期メンテナンス

全体的なバウンスメールの対策として、定期的にリストのメンテナンスを行うのをおすすめします。

例えば、メルマガを配信している場合、常に配信状況を確認し、バウンス率を必ず意識しておきましょう。また、不達リストを出し、不達の原因を調査してみるのをおすすめします。そして理由ごとに上記の対策を実施するとよいでしょう。

定期メンテナンスで配信リストをブラッシュアップしていくことは、先述の通り、受信側のサーバーにより迷惑メールリストに登録されてしまうのを防ぐことにもつながります。

まとめ

バウンスメールは、メルマガなどの到達率を高く保つために確認が不可欠であり、対策や予防策をとっておくべきものです。不達の原因を見極め、細かな対策を取るのはもちろん、定期メンテナンスを行っておくことで、結果的に、機会損失を防ぐことができるでしょう。

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