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Excel管理から卒業しよう。データベースを使った効果的なリード管理とは?

リード管理とは、リードの状況を把握すること

リードナーチャリングの重要性は、見込み客をどのように活用するかで、BtoB企業の成果は大きく変わります。
BtoBでは製品・サービスの購入に複数の人物が関わり、購入決定まで時間が長くかかるのが特徴です。この期間に、見込み客が求めている情報を提供し、見込み客と継続的な接点を持つことで、関係性を構築していきます。
その為には、常にリードの状況を把握することが重要であり、そのリード情報を管理することが必須条件です。
しかし、顧客データの管理はしているけれども、リード情報は全く管理していない。もしくは、リード情報をExcelデータでリスト化したが管理ができていない、という企業も多いのではないでしょうか?
では、次の章からリード情報を管理する上での注意点、ポイントについて説明していきましょう。

データベースでのリード管理とその注意点

リードの情報や、施策(メルマガ配信やセミナー)結果をExcel データで管理するのが難しいのは何故でしょうか。
Excelはあくまで表計算ソフトであり、時間の経過や施策ごとによって状況が変わるリード情報のような更新頻度が高いデータの管理には向いていないのです。
また、以下の記事でも説明しますが、リードの管理とは、施策毎の管理ではなく、リード毎の管理が重要です。
しかし、マーケティング担当の立場としては、施策毎の効果も把握したいところでしょう。
そこで、リード情報の管理にはExcelではなくデータベースを上手く利用する方法をお勧めします。データベースであれば、リード情報も施策効果も管理することが可能です。

リード管理、どういうツールを使うのが良いか?

リード管理を目的に、マーケティング・オートメーションの導入を検討する企業も多いようです。
マーケティング・オートメーションとは、マーケティングのプロセスを自動化するツールです。
具体的には、
・メールやWEBを使ったキャンペーンを自動実行
・施策後の分析・レポート作成
・リード情報管理

などを行うツールです。
便利なツールではあるがすぐには、マーケティング・オートメーションを導入できない企業も少なくはありません。
その理由は、マーケティングオートメーションを効果的に使用するためにはそれだけのコンテンツ、シナリオ設計が必要です。
マーケティング・オートメーションを利用しなくても、リード管理はツールを組み合わせて運用することも可能だからです。

例えば、以下のように管理している企業があるそうです。

このようにリード管理を行うツールは、CSVデータの入出力に対応しているので、あとでツールを乗り換えることも可能です。

リード情報を管理する際のポイントとは

では、リード情報を管理する際のポイントについて説明しましょう。

情報がそろっていなくてもリストにいれておく

例えば、セミナーなどで、名前と会社名は明確だが、メールアドレスが不明のリードを入手したとしましょう。このリードへは、メルマガ配信などの施策を実施できませんが、データベース上のリストには入れておくことは可能です。
その理由は、同じリードから、WEBからの資料ダウンロード請求などがあり、その際に、メールアドレスを入手できる可能性があるから。ツールによっては、名寄せで情報をマージすることができるので、データの重複を心配する必要がありません。
また、会社の業種、従業員数や締め日などは、施策や訪問前に把握できればよい情報なので、急いで入手する必要はありません。ただ、早急に多くの企業情報が必要な場合は、企業情報のデータベースサービスを利用する方法もあります。

情報をどの部署が管理するのか、どの部署が使うのか決めておく

以前、お客様からこんな話を聞いたことがあります。
その会社では、社内でリード情報を一元管理していました。
施策は部署ごとに企画、実施していたが、あるひとつのリードに対し、毎日のようにメルマガが配信されてしまう事態が発生し、クレームになってしまったというケースです。
このようにリード情報を全社共有で使用する場合、メルマガの配信日などの施策のスケジュールも共有しておくことが重要です。
また、連絡先変更などのリード情報の更新は、担当部署で更新するのか、各自が更新していいのかを決めておき、常にリード情報を更新しておく必要があります。

一元管理しただけでは終わりではないリード管理

リード管理で重要なことは、常にデータを整理することです。
整理のポイントは以下の3つとなります。

1. リードの重複登録や不完全な登録がないか定期的にチェックし、重複データは名寄せ(マージ)
2. リードの退職、同業者からの登録などの情報を随時パージ(削除)する
3. メルマガ配信の有無、電話アポイントの有無など、お客様との接点について随時記録

そして整理したリードには、スコアリング(点数化/数値化)を行います。
スコアリングによって、例えば、
「効果が高い対象者のみを抽出して、キャンペーンを実施する」
「スコアが高い対象者を優先して営業活動を実施する」ことが可能です。
また、リード数が少ない場合は、より多くのリードを営業に移行する為にスコアの条件を変更することも必要です。

まとめ

今回は、リード管理の注意点、ポイントについてお伝えしました。
リード管理は、リストを一元管理しただけでは終わりではなく、定期的に情報の整理が必要な手間がかかる業務です。
しかし、リードを管理することで、次の施策や営業活動に高い効果をもたらすことができます。
弊社では、リード管理やリードナーチャリングの施策についても提案、支援を行っています。
ご興味があれば、ぜひともお問い合わせください。

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