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Excel管理から卒業しよう。データベースを使った効果的なリード管理とは?

リード管理とは、リードの状況を把握すること

リードナーチャリングの重要性は『なぜリードナーチャリングが重要なのか?重要性を示す3つのデータとその理由。』で詳しく説明したように、見込み客をどのように活用するかで、BtoB企業の成果は大きく変わる。

BtoBでは製品・サービスの購入に複数の人物が関わり、購入決定まで時間が長くかかるのが特徴だ。この期間に、見込み客が求めている情報を提供し、見込み客と継続的な接点を持つことで、関係性を構築していくのだ。その為には、常にリードの状況を把握することが重要であり、そのリード情報を管理することが必須条件となる。

しかし、顧客データの管理はしているが、リード情報は全く管理していない。もしくは、リード情報をExcelデータでリスト化したが管理ができていない、という企業も多いのではないだろうか?

では、次の章からリード情報を管理する上での注意点、ポイントについて説明していこう。

データベースでのリード管理とその注意点

リードの情報や、施策(メルマガ配信やセミナー)結果をExcel データで管理するのが難しいのはどうしてだろうか。Excelは表計算ソフトであり、時間の経過や施策ごとによって状況が変わるリード情報のような更新頻度が高いデータの管理には向いていないのだ。

また、以下の記事でも説明したが、リードの管理とは、施策毎の管理ではなく、リード毎の管理が重要になる。

※参考(『顧客管理から個客管理へ。知っておきたい正しいリードの管理方法とタッチポイント』

しかし、マーケッターの立場としては、施策毎の効果も把握したいところだろう。
そこで、リード情報の管理にはExcelではなくデータベースを上手く利用する方法をお勧めする。データベースであれば、リード情報も施策効果も管理することが可能だ。

リード管理、どういうツールを使うのが良いか?

リード管理を目的に、マーケティング・オートメーションの導入を検討する企業も多いようだ。

マーケティング・オートメーションとは、マーケティングのプロセスを自動化するツールで具体的には、「メールやWEBを使ったキャンペーンを自動実行」「施策後の分析・レポート作成」「リード情報管理」などを行うツールである。便利なツールではあるがすぐには、マーケティング・オートメーションを導入できない企業もあるだろう。

なぜならば、マーケティングオートメーションを効果的に使用するためにはそれだけのコンテンツ、シナリオ設計が必要だからだ。

マーケティング・オートメーションを利用しなくても、リード管理はツールを組み合わせて運用することもできる。

例えば、以下のように管理している企業があると聞く。

基本的に、リード管理を行うツールは、CSVデータの入出力に対応しているので、あとでツールを乗り換えることも可能である

リード情報を管理する際のポイントとは

では、リード情報を管理する際のポイントについて説明しよう。

情報がそろっていなくてもリストにいれておく。

例えば、セミナーなどで、名前と会社名はわかるが、メールアドレスが不明のリードを入手したとする。このリードへは、メルマガ配信などの施策を実施できないが、データベース上のリストには入れておく。

なぜなら、同じリードから、WEBからの資料ダウンロード請求などがあり、その際に、メールアドレスを入手できる可能性があるからだ。ツールによっては、名寄せで情報をマージすることができるので、データの重複を恐れなくてもよい。

また、会社の業種、従業員数や締め日などは、施策や訪問前に把握できればよい情報なので、急いで入手する必要はない。早急に多くの企業情報が必要な場合は、企業情報のデータベースサービスを利用する方法もある。

情報をどの部署が管理するのか、どの部署が使うのか決めておく。

以前、お客様からこんな話を聞いたことがある。その会社では、社内でリード情報を一元管理していたが、施策は部署ごとに企画、実施していた。その為、あるひとつのリードに対し、毎日のようにメルマガが配信されてしまう事態が発生し、クレームになってしまったというのだ。

このようにリード情報を全社共有で使用する場合、メルマガの配信日などの施策のスケジュールも共有しておくことが必要だ。

また、連絡先変更などのリード情報の更新は、担当部署で更新するのか、各自が更新していいのかを決めておき、常にリード情報を更新しておく必要がある。

一元管理しただけでは終わりではないリード管理

リード管理で重要なことは、常にデータを整理することだ。整理のポイントは3つある。

1. リードの重複登録や不完全な登録がないか定期的にチェックし、重複データは名寄せ(マージ)する。

2. リードの退職、同業者からの登録などの情報を随時パージ(削除)する。

3. メルマガ配信の有無、電話アポイントの有無など、お客様との接点について随時記録する。

そして整理したリードは、スコアリング(点数化/数値化)を行う。
スコアリングによって、「効果が高い対象者のみを抽出して、キャンペーンを実施する」「スコアが高い対象者を優先して営業活動を実施する」ことが可能だ。また、リード数が少ない場合は、より多くのリードを営業に移行する為に、スコアの条件を変更することも必要だ。

まとめ

今回は、リード管理の注意点、ポイントについて述べてきた。
リード管理は、リストを一元管理しただけでは終わりではなく、定期的に情報の整理が必要な手間がかかる業務だ。
しかし、リードを管理することで、次の施策や営業活動に高い効果をもたらすことができる。
弊社では、リード管理やリードナーチャリングの施策についても提案、支援を行っている。興味があれば、問い合わせいただきたい。

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