SFAで日報情報を共有するという考え方を改めるべき

SFAを導入している企業は、そこに営業マンの日々の活動を日報として記録し、管理していることが多い。しかし私はこの点が、SFAの導入失敗の大きな原因の1つであると考えています。

そもそも、BtoBには営業部隊が強い企業が多い。営業マンには既知の顧客リストが存在し、ぞれぞれが固定化された顧客に対して営業活動を行うことが多いため、社内で日々の情報を共有するという概念自体が低いこともしばしば。わざわざ自身のノウハウを社内で共有したところで、自分にとって得になることが少ないという考えも強く、結果的に、日報では本当に意義のある情報がSFA内に蓄積されることも稀なケースです。

また、日々顧客への対応で忙しく、数字という結果を求められる営業マンにとって、日報を事細かに記入することは大きな負担です。
日報は管理者にとっての単なる安心感にすぎず、営業マンにとっても、「ちゃんとさぼらずに営業行ってますよ」と言うアピールにしか過ぎません。

「営業マンが日報を入力しない…。」これはSFAの活用に課題を抱える企業でよく聞く声ですが、営業マンの立場で考えると、「SFAは日々の情報を日報として共有する場である」という考え方自体を改めるべきではないでしょうか？

SFAでまず取り組みたい情報は、案件

日報情報は、「いつ」「誰が」「何をしたか」を把握するための日々の行動管理のことです。営業マンの立場からすると、どうしても拘束されているイメージが強く、強制的にやらされている感が働いてしまうことも否めません。

では、どのような情報が営業マンにとって役に立つ情報でしょうか？

それは案件情報です。営業マンにとって重要なことは売上を上げることであり、案件管理はそのための備忘録でもあります。また、管理者にとっても、案件情報を営業マンから収集していくことで、日常の対話が変わってきます。「あの案件、どうなってるんだっけ？」という思い付きのように発せられる確認から、「停滞している案件に何が問題となっているのか？」というような、より精度の高い対話に変わります。営業マン、管理者、両者にとって非常に意義の高い情報は、行動管理ではなく、案件管理になります。

案件管理はどのような情報が必要か？

案件管理の基本は、SFA上で「何を(製品)」「誰が(顧客名)」「誰から(営業担当者)」「いつ(購買時期)」「いくら(購買金額)」「いつまでに(納期)」「どの段階か(営業フェーズ)」「どの確度か(受注確度)」が分かれば十分です。これらが分かれば、確度別の売上予測数字や各月毎の確定した売上数字、放置されている案件の確認、失注した案件の原因などを把握することができるようになります。

案件管理が定着化したら商談管理を始めよう

案件管理が定着化してから次のステップとしたいのが商談管理。
商談管理の一番の目的は、どの営業マンから、どの担当者と、どの程度、商談した時に案件が発生しているのかを把握するためです。
つまり、商談の結果、案件がどれだけ生み出されたのかを把握することができます。この数字が見えてくると、例えば、数字の高い営業マンを低い営業マンに同行させてみましょう。あるいは、得意先状況の関係性や予算感などを担当営業同行のもとヒアリングします。など、次の一手を打つことが可能です。
よって、商談内容をしっかり書かせるというよりは、数値やステータス、案件発生状況などの管理が重要であることがわかります。

まとめ

どこの会社でも、そして、どの営業マンも受注管理、売上管理をしなければいけないのは分かっているはずです。
しかしながら、営業マンにとって日報を管理する必要性を感じないのは、受注管理や売上管理に紐付かないからではないでしょうか。受注をしていくためには、案件が重要であることは、明快な答えです。そして、案件を獲得していくためには、商談が重要であることも見えてきます。商談数、案件数が分かれば、商談率や案件化率、そして、もちろん受注率も可視化されます。売上を上げるためには、商談量を増やすか、率を改善するか、この二つしかありません。
SFAがうまく機能していない、あるいは導入を検討している方は、このことを念頭に置きながら検討すると良いでしょう。