月次レポートとは

前回の記事でも紹介しましたが、定点観測レポートは作成頻度によってその内容が変わってきます。月次レポートは社内あるいはクライアントなどに直接説明して共有する資料になります。

月次レポートの作成目的は２つあります。

１つは「振り返り」です。目標に対しての達成度合いや達成・未達成の要因に繋がった気づきを洗い出すことです。また行った施策の結果や初速を確認するのにも便利です。

もう１つは「次のアクションプラン」です。先月の結果を受けて、今月以降どういった取り組みを行っていくのかを整理・議論するためのレポートです。

この２つの目的達成のためには、日次や週次のように１枚のシートで終わることは無く、複数ページかつ説明＆議論が必要になります。このような報告用のレポートを作成方法とポイントを紹介いたします。

月次レポートの作成方法

まずはレポートにどのような項目を含めるかを整理しましょう。前回触れた「レポート作成設計表」などがあれば、その内容をベースにするのが良いでしょう。必要なデータは大きく分けて４種類あります。

その１：目標やKPIに関するデータ

サイトのゴールや改善施策を評価するためのデータはとても重要です。それらの数値を入れると共に、これら数値に関しては通常「目標設定」されているので、目標に対しての達成度合いなども必要になってきます。

その２：目標やKPIを説明するためのデータ

例えば検索エンジンからの流入数をKPIとして設定しているのであれば、デバイスごとあるいは新規・リピートなどの内訳データがあると良いでしょう。売上であれば商品群ごとの売上や、流入元別に分けたデータかもしれません。大切なのは目標やKPIの値に変化があった時にそれを説明出来るデータを用意しておくことです。「売上が上がったのはソーシャルからの流入元が前月比で３倍になったため」あるいは「新規に開始したアフィリエイトキャンペーンのおかげで流入数が２倍になっている」といった具合です。

その３：サイト内の関連データ・興味関心が高い指標

直接ゴールやKPIには必ずしも繋がらなくても見ておくべきデータは業種・サイト種別によって必ずあります。掲載求人案件数・継続利用率・アプリのランキングなどがその一例です。また報告対象者が興味関心あるデータもこの中に含まれます。

その４：同業他社に関する情報

こちらは会社によって追加する・追加しないが一番分かれる項目です。筆者としては非常に重要な項目だと考えているので、よほどのことがない限りは追加する事を推奨します。具体的には同業他社での新機能やプレスリリースなどの情報、また外部ツールなどを利用しながら訪問者数の推移や重要検索ワードの順位などもあると良いでしょう。社内での対目標だけではなく、社外のデータや情報をベンチマークする事も改善を推し進める上で重要な情報あるいは説得材料になります。

取得するべき項目が決まったら、まずは「目次」を作成します。どのようなレポートをどういう意図で追加するのかというのを整理します。以下はあるECサイトのレポート目次例です。

重要な情報を資料の手前に配置しています。また右側にある「レポート群の目的」は実際の資料には必要ないかもしれませんが、整理をするために自分で一度言語化して置くことはオススメします。

目次が決まったら、次にスライドのテンプレートを整理していきます。具体的にどういったレイアウトやフォーマットで数値を見せるかというのを考えるものです。いくつかのパターンを作成する事をオススメします。

ただデータを見せるだけのパターン、気づき・要因・考察などを入れるパターン、同業他社との比較表などが考えられます。レポート全体を通じての統一感は大切なため、このタイミングでフォントサイズや基本的な配色も決めておくと良いでしょう。

フォーマットを決めたら、後は実際に数値を入れていくことになります。この際に各レポートあるいは各レポート群の作成時間をメモしておくことをオススメします。特に初回作成時は想定以上に時間がかかる可能性があります。

レポートを作る際の作業は大きく分けて３つ。「データ取得」「データ解釈」「レポート反映」です。この３つの作業の内「データ解釈」と「レポート反映」に関しては仕組み等で時間を減らすことが難しい箇所です。データ取得に関しては、前回紹介した「Google Spreadsheetのプラグイン」や「Analytics Edge」の活用を検討し、出来るだけに楽にデータ取得をすることを目指しましょう。

サマリーシートの作成

月次レポートは枚数も多くなりがちで説明にも時間がかかってしまいます。そこで筆者が作成をオススメしているのが「サマリーシート」の作成です。サマリーシートとは、１枚３分で振り返りと次のステップがわかるレポートになります。サマリーシートには３つの作成メリットがあります。

1．短時間で説明できる

数十枚のレポートを説明するのは数十分必要です。そのために時間を確保することが難しかったり、聞いている人が興味無くなったりしてしまうかもしれません。説明の時間を短縮するためのサマリーシートは有効です。

2．重要なポイントが伝わりやすい

数十分話を聞いても「結局何が言いたかったのか？このレポートを元にどうすればよいのか？」という事が伝わらなければ意味がありません。重要なポイント（のみ）を１枚にまとめることで伝わりやすさは大きく変わります。

3．共有・拡散させやすい

数十枚にわたる資料を印刷・配布するのは大変です。またファイルサイズも大きくなりがちでメールに添付出来ない　あるいは　添付出来ても開いてくれないといったような「見る機会を減らす要因が多い」のが月次レポートの悪いところの一つです。しかしサマリーシートであれば、簡単に印刷・配布できますし共有も行いやすくなります。なるべく多くの人に診てもらうためにもサマリーシートは有効です。

サマリーシートの例をいくつか紹介しておきます。

■文章を中心にしたフォーマット。先月の重要なポイントとゴール・KPIの達成状況を簡単に把握することができます。

■数値やグラフ中心のレイアウトですが、最低限知っておくべき情報がまとまっています。

このようなサマリーシートを作成した場合、まずは手書きでどういった項目をどういう風に配置するのかを整理した上で、関係各位で議論しながらフォーマットを決めていくと良いでしょう。

■手書きでの作成例

最後に

月次レポートとサマリーシートについて今回は紹介いたしました。月次に関してはトライ＆エラーが大切になってきます。月次レポートは気をつけないとすぐにページ数が増えてしまいます。報告の時に「こういったレポートも追加して欲しい」という形で追加していくと増える一方です。しかし増えるということは作成時間や手間も増えるという事を忘れてはいけません。

３ヶ月や半年に一回、そのデータが本当に必要かの振り返りを行い、項目の整理をすることをオススメします。レポートから外す１つのベンチマークとして、「３ヶ月あるいは半年で一度もその数値に言及することが無かった」というのをオススメします。使われていないデータは無くても問題ありません。

次回はもう１種類のレポート、「改善提案レポート」について紹介をしていきますので、お楽しみに！