名寄せとは何か?

個人を特定し、その人に関する情報を1つに集約することを名寄せといいます。たとえば、同じ人に関する情報を誤って複数保存してしまっても、名寄せを行えばデータを1つにまとめられます。

また、異動や昇進により肩書が新しくなったり、結婚で名字が変わったりしても、名寄せを行えば同一人物の情報を整理できます。ビジネスにおいては、たくさんの人の情報を扱うため、名寄せは重要な意味をもちます。

名寄せはなぜ必要になるか

データベースに登録された情報は、重複しているケースも多数あります。たとえば、複数の担当者が個別に情報を入力した場合は、表記ゆれが生じている可能性もあります。表記ゆれがあると、それぞれが別の情報として扱われるため、気を付けなければなりません。

名寄せにより情報を集約すると、自社が保有する情報を有効活用できます。近年は企業が扱うデータの量も増えているため、名寄せによる情報の整理が必要です。

名寄せを行うメリット

名寄せを行う場合、具体的にどのようなメリットがあるのでしょうか。ここでは、名寄せを行うメリットについて、詳しく解説します。

適切なマーケティング活動ができる

名寄せは、適切なマーケティング活動に活かせます。整理された情報に基づいて顧客にアプローチできるため、それぞれの顧客に対して、効果的な対応ができます。きめ細やかなマーケティングにより、顧客との良好な関係構築や、売り上げ効率の向上の実現が可能です。

名寄せをしないとどうなるのか

名寄せを行っておらず、データベース上で顧客情報が重複していると、営業活動のアプローチも重複するリスクがあります。同一顧客にダイレクトメールを何通も送信したり、複数の担当者が別々に連絡をしたりするかもしれません。これらの行為は、顧客にとって迷惑になるだけではなく、自社に対する信頼が揺らぐ原因にもなります。

名寄せを行う手順

名寄せは適切な順番で作業を進めることが大切です。ここでは、名寄せを行う際の具体的な手順について解説します。

データを調査する

自社が保有しているデータを調査し、どのように登録されているかを把握します。この時点で、名寄せを行う目的を明確にすることも重要です。現状を確認できたら、データのまとめ方について、方針を決定しましょう。ここで決めた方針によって、必要な作業が変わるため、目的と現状を照らしあわせたうえで、慎重に判断する必要があります。

データを絞り出す

データベース上から、名寄せするデータを抽出します。データは項目ごとに抽出されますが、データベースによって項目名が異なる場合もあります。そのため、項目についても検討しなければなりません。たとえば、あるデータベースの項目名は「名前」、他のデータベースでは「氏名」といったケースもあります。このような場合は、それぞれの項目に入力されているデータが同一であるかを確認する必要もあります。

データのクリーニングを行う

データのクリーニングとは、データの表記ゆれや重複などを見つけ、修正や削除を行うことです。たとえば、同一人物の名前について、あるデータベースでは「斎藤」、他のデータベースでは「齊藤」と入力されていた場合、正しいほうに統一します。また、全角と半角のばらつきがある場合も、表記を統一しましょう。クリーニングをすると、データを適切に整理できるため、データベース全体の質が向上します。

データのマッチングを行う

データをすべて整理したら、同一人物のものと判断された情報をまとめます。具体的には、同じIDを付与し、それぞれが同一人物に関するデータとわかるように紐付けます。データのマッチングを行うことで、データを使用する際のトラブルも防止できます。マッチングの際に同じデータが複数あれば削除して、重複がない状態にします。

初心者におすすめの名寄せツール10選

ここでは、初心者も使いやすい、おすすめの名寄せツールを10個、紹介します。

FORCAS

データ分析により、契約に結びつく可能性のあるアカウントを、自動的に抽出できるツールです。強力な名寄せエンジンを搭載しているため、膨大な顧客情報を登録していてもスムーズに処理できます。顧客情報を効率的に活用したい企業や、受注の傾向について分析したい企業に適しています。費用は固定月額制ですが、具体的な金額については、問い合わせて確認してください。

AgraVシリーズ

自社の各部署が保有しているデータを統合し、有効活用するためのツールです。保管されていただけのデータを組み合わせることで、価値ある情報としてマーケティングや営業活動に役立てられるようになります。日本語の性質を考慮した名寄せ機能があるため、分散して保管されていたデータも、適切に整理できます。具体的な費用については、問い合わせて確認してください。

TRILLIUM（トリリアム）

名寄せやデータクレンジングに特化したツールです。高度な辞書機能を搭載し、精度の高い名寄せを実現します。データを使用する業務にあわせて、設定を変更できるため、有効性の高いデータベースの構築に役立ちます。導入後は、顧客情報を適切に整理した状態で保てます。導入費用については、問い合わせて確認してください。

Marketo Engage

メールアドレスを軸に、顧客を管理するMAツールです。見込み客のメールアドレスを登録すると。自動的に既存の情報を照会が行われ、名寄せが実行されます。そのため、同じ顧客に対して複数のアプローチをかけるミスを防げます。マーケティングを効率化できて、高い成果につなげられるため、多数の導入実績を誇ります。詳しい費用については、問い合わせで確認してください。

Alteryx

データ分析を効率化するツールです。データを用意すると、自社のマーケティングや営業活動に必要な、さまざまな分析をスムーズに進められます。分析の際に、精度の高い名寄せを実施するため、より正確なデータの分析ができます。細かい設定も可能なため、自社に適したデータ分析が実現するでしょう。無料トライアルも実施しています。

OUSIA

膨大な量のデータを名寄せするためのツールです。NTTが開発した先進技術を用いて、高速かつ高精度なデータ処理が可能です。顧客情報の管理やマーケティングはもちろん、与信管理やオンライン顧客照会などにも対応しています。名寄せしたデータは、営業活動の幅を広げたり、顧客との信頼関係を構築したりするために活用できます。

Excel

従来からExcelで顧客情報を管理している場合は、Excelの機能を利用して、名寄せができます。TRIM関数、CLEAN関数、DATEVALUE関数などを組みあわせて、表記ゆれやデータの重複などを整理しましょう。関数についての知識や作業時間が必要ですが、費用をかけずに名寄せができるというメリットがあります。

DataStage®

企業が保有する膨大なデータを整理し、情報を有効活用するためのツールです。DataStage®を使用すると、CRMのシステムの精度を向上させることができるでしょう。各データベースの文字コードの違いにも対応しているため、データの突きあわせも容易です。名寄せを効率よく実行することで、スピーディに情報を整理できます。費用の詳細については、問い合わせて確認してください。

OpenRefine（Google Refine）

Googleが開発した、オープンソースの名寄せソフトです。重複や表記ゆれについても、それぞれを比較して適切に処理します。Windows、Mac OS、Linuxのいずれも使用できるため、幅広く活用できます。無料で公開されており、高度な機能もすぐに利用可能であるため、名寄せを気軽に試すことができます。

名寄せ・データクレンジングツール

Excelをベースに作られた、名寄せのためのツールです。Excelの操作に慣れていれば、特別な操作方法を覚えなくても、ボタンを押すだけで簡単に名寄せやクレンジングを実行できます。Webサイトから、税込972円でダウンロードができます。ただし、利用できるのはWindows版のExcelのみである点に注意してください。

まとめ

膨大なデータを活用するには、名寄せにより適切に整理することが大切です。名寄せを簡単に行うためのツールは数多く提供されているため、自社に適したものを選んで利用しましょう。

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