リマインドメールとは?角が立たない丁寧な伝え方や注意点など

リマインドメールとは?角が立たない丁寧な伝え方や注意点など

ワンマーケティングが考える「BtoBマーケティング」とは?

リマインドメールは、多くのビジネス場面で用いられる手法です。しかし、用いる側の配慮にかけると、キツい印象を与えかねません。そこで今回は、ビジネスマナーとしてリマインドメールはどのように活用できるか、マーケティング用語の正しい知識を知りたいという人に向けて解説します。角が立たない円滑なビジネスコミュニケーションにお役立てください。

リマインドメールとは?日本語・英語の意味

リマインドメールの日本語と英語の語源やビジネス場面における意味を解説します。

日本語「リマインド」の語源

「リマインド」は日本語で「思い出させる」「思い起こさせる」の意味があります。「念押しの確認」や「再確認」と同じニュアンスで用いられる言葉です。重要な内容を直接的に相手に「通知する」だけでなく、「連想させる」というサポートの役割として使う場合もあります。ビジネスでの主なリマインドの手段は「メール」「電話」「カレンダーの通知機能」などが挙げられます。

英語「remind」の語源

日本語の「リマインド」は、英語の「remind」から生まれたカタカナです。「re(もう一度)」「mind(心、気にする)」を組み合わせた言葉が由来になります。英語の意味は日本語とほぼ同じで、「誰かに何かを思い出させる」「思い起こさせる」です。たとえば「Remind me of sending an e-mail to my boss before noon.」は、「今日の午前中までに上司にメールを送ることを思い出して」という意味になります。

ビジネス場面での「リマインドメール」の意味

ビジネス場面のリマインドメールは、大事な用件を忘れないために、一度知らせた内容の再通知が目的です。上司や部下、取引先など社内外の広い範囲で用いられます。たとえば、事前に会議の日程調整をしても、相手は忘れて違う予定を入れているかもしれません。リマインドメールを送れば、スケジュール漏れを未然に防げ、早期に対応しやすくなります。

リマインドの類語表現|「催促」「アラート」

「催促」と「アラート」は、「リマインド」と混同されやすい表現です。「催促」とは、「早くするように要求する」という意味で、リマインドより強いニュアンスがあります。たとえば「支払いの催促」とは、なかなか料金を支払わない人に対し、早期支払いを要求する意味です。対して、「アラート」は「警告や確認」の意味があり、リマインドより切羽詰まった緊急下で用いられます。

ビジネス場面でのリマインドメール活用例3つ

リマインドメールは、ビジネスのさまざまな場面で用いられる手法です。代表的な活用例を3つ解説します。

活用例1:提出期限の前

1つ目は、重要な会議の資料や集計表など、職場内での提出物の提出期限が差し迫った場面です。未提出の人への催促の意味を含めて再確認する意図があります。この場合、提出期限前の約1週間前が送信のタイミングです。一斉にリマインドする場合は、「すでにご提出を下さった方には、再度のご連絡となることをお詫び申し上げます」と一言入れると、さらに丁寧な印象になります。

活用例2:重要なアポイントメントの前

2つ目は、取引先との重要なアポイントメントや約束の再確認の場面です。予定漏れや予期せぬ食い違いを防ぎ、円滑にビジネスを進める意図があります。この場合、アポイントメントの予定日の約3日前が送信のタイミングです。予定漏れがあった場合の日程調整がしやすいため、リマインドメールを活用して早期の段階で再度予定を確認し合いましょう。

活用例3:出欠の再確認

3つ目は、社内外の食事会やイベントなどの出欠確認の場面です。場所や時間を再度お知らせし、参加者が事前に調べる手間を省く意図があります。この場合も、食事会やイベントの予定日の約3日前が送信のタイミングです。先述した2つの活用例とは少し違い、このリマインドメールは再度調べる手間を相手にかけないようにサポートする目的があります。

効果的なリマインドメールの書き方|構成・件名・内容について

要点を端的に伝えられる、リマインドメールの効果的な書き方を解説します。

リマインドメールの構成|挨拶・本題・締めの順

リマインドメールの構成は「挨拶」「本題」「締め」の順にすると、わかりやすく相手に情報を伝えられます。

・挨拶:所属や名前も冒頭の挨拶と一緒に伝えます。
・本題:リマインドすべき内容を記載します。たとえば、会議やイベントのお知らせの場合は開催場所や時間などです。また、予定変更や相手の都合がつかない場合にのみ、調整可能な代替案も記載します。
・締め:「何卒よろしくお願いいたします」と一言添え、文章を締めます。

構成が明確でないと、ビジネスマナーに反する印象を与えたり、伝えるべき情報が伝えられなかったりするため、ご注意ください。

リマインドメールの件名|具体的な表現

リマインドメールが催促のニュアンスにならないよう、「○月○日の○○の出欠のご確認」や「○○についてのご確認」、「○○について」と具体的な件名にします。

リマインドメールに返信する際には件名を変えずに、「Re:」を残したまま返信しましょう。件名を残して返信すると、メールを受け取った側がパッと見て何のリマインドか、すぐに把握が可能です。リマインドメールの件名は、受け手が最初に目につく部分です。できるだけ具体的な表現を用い、受け手の手間を省きましょう。

リマインドメールの内容|5W1Hを意識

リマインドメールの「本題」の部分は、5W1Hを意識して書くとわかりやすい内容になります。5W1Hとは、次の内容を示す言葉です。

・What(何に)
・Where(どこで)
・When(いつ、いつまでに)
・Who(誰が、誰に)
・Why(なぜ)
・How(どのような)

これら6つの内容を網羅すると、伝えたい情報の主旨が明確になり、過不足なく伝えることが可能です。催促ではなく早めのケアの認識で情報を盛り込むと、相手に配慮しながらお互いにストレスなく、よりよい人間関係を保ちながらコミュニケーションができます。

シーン別!リマインドメールの例文

リマインドメールの例文を、挨拶・本題・締めに分けて3つのシーン別に解説します。

シーン1:提出期限の前

提出期限前の例文は、次のとおりです。

【挨拶】
平素より大変お世話になっております。〇〇社の△△です。

【本題】
さて、かねてからお願いしておりました、〇〇に関して、ご尽力いただき感謝申し上げます。
いよいよ来週○日に先方に提出予定ですが、お困りごとやご不明点などございませんでしょうか。
私どもで何かできることがありましたら、何なりとお申し付けくださいませ。

【締め】
ご多忙中恐れ入りますが、ご協力何卒どうぞよろしくお願いいたします。

シーン2:重要なアポイントメントの前

重要なアポイントメントの前の例文は、次のとおりです。

【挨拶】
いつも大変お世話になっております。〇〇社の△△です。
来週の打ち合わせにつきまして、あらためてご連絡いたしました。

【本題】
日時:○月○日(×曜日)□□時~
場所:弊社(〇階〇〇室)
内容:新事業に関する概要説明や、来期のイベントのご報告です。

【締め】
当日は、私と弊社○○課の課長▲▲がお伺いいたします。
ご多忙中とは存じますが、当日はどうぞよろしくお願いいたします。

シーン3:出席の再確認

食事会やイベント前に送信する出席の再確認の例文は次のとおりです。

【挨拶】
お疲れさまでございます。○○課の△△です。
先日ご案内しました、社内の食事会について再度ご連絡いたします。

【本題】
日時:○月○日(×曜日)□□時~
会場:●●(地図を添付しております)
予約者名:△△
参加費:○○円
参加人数:現在、○人参加予定
当日の連絡先:090-○○○○-○○○○(△△の携帯)

【締め】
都合が悪くなって出席できなくなった場合は、お早めに△△までご連絡くださいませ。
では、当日はどうぞよろしくお願いいたします。

リマインドメールにおける返信方法のコツ3つ

リマインドメールがきたら、原則として放置せずに返信するのがマナーです。返信のコツを3つ解説します。

コツ1:返信はできるだけ早めに

受け取ったリマインドメールは、できるだけ早めに返信しましょう。「リマインドメールは、読んだ後にすぐに返信する」と自分の中でルールを事前に決めておけば、失念を未然に防げ、相手に「覚えている」と事実を早く伝えられるからです。返信の際は「リマインドありがとうございます」「承知いたしました」と一言添えると、送ってくれた人への配慮が伝わります。

コツ2:覚えていても返信する

リマインドの内容を覚えていても、基本的にリマインドメールには返信しましょう。ただし、出欠の可否のメールの場合、まだ予定がわからない際には「当日の都合がまだわからないため、改めてご連絡させてください」という形にします。また、「未回答の人だけご返信ください」といった内容は、自分が該当するときだけ返信しましょう。

コツ3:遅れた場合は一言添える

万が一、リマインドメールの返信が遅れた場合には、謝罪の一言を添えると丁寧です。たとえば、「返信が遅くなり大変申し訳ございません。○○の件、承知いたしました」と一言添えると、何も書かずに平然と返信するよりも、リマインドした側への配慮が伝わります。少しの心配りで印象はガラッと変わるので、ぜひ意識してみてください。

丁寧なリマインドメールを作成する3つのポイント

受け手に丁寧な印象を与えられる、リマインドメールを作成するうえでのポイントを、3つ解説します。

ポイント1:件名に「リマインド」の文言は極力入れない

「リマインド」は、受け手によっては催促のニュアンスが強い言葉です。「○○についてのメール、送りましたが覚えていますか?返事がないので催促メールをしました」と、キツい感じに受け取られる場合があります。よって、件名で「リマインド」の文言を用いるのは極力避け、「○○についてのご確認」といった違う表現にしましょう。

ポイント2:最初と最後に挨拶を書く

メールの最初と最後に「挨拶の言葉」を入れるのが、ビジネスマナーです。たとえば、冒頭に「お世話になっております。○○の△△です」と、所属と送信者名を明記します。また、最後には「ご多忙中恐れ入りますが、よろしくお願いいたします」といった表現で絞めるのが一般的なビジネス文書です。用件だけ伝えるよりも、丁寧でフォーマルな印象になります。

ポイント3:ビジネスマナーに配慮する

リマインドメールは催促ではなく、リマインドする側への早めのケアを目的としています。よって、ビジネスマナーに配慮したうえでの伝え方や気遣いが大切です。起こり得る不測の事態に備え、早めに手をうち、予定に乗り遅れそうな人にさりげなくリマインドする役割があります。

同じリマインドメールの文章でも、相手との距離感や状況によって、相手に与える印象は大きく変わるため、相手の立場に立ったコミュニケーションが重要です。

まとめ

リマインドメールの役割は相手への配慮やサポートです。しかし、人によっては「リマインド」の文言を強く受け取る可能性があり、ニュアンスには最大の配慮が必要です。

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