オンラインイベントの特徴と開催のコツとは?開催するメリットや企画のポイント、注意点を解説

オンラインイベントの特徴と開催のコツとは?開催するメリットや企画のポイント、注意点を解説

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会場の場所や広さ、参加人数などにとらわれないオンラインイベントは、コロナウイルスの流行をきっかけに注目を集めています。しかし興味はあるものの、どのように開催すればよいのかわからない企業も多いでしょう。

この記事では、オンラインイベントの特徴や開催方法、種類などについて解説します。オンラインイベントを盛り上げるコツも紹介するので、参考にしてください。

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オンラインイベントの特徴とは

オンラインイベントはインターネットで配信するイベントのことです。従来のように会場の広さや場所などにとらわれず開催できるため、参加人数は基本的に制限しなくてよいという特徴があります。

オンラインイベントには、オンデマンド配信・ライブ配信・ヴァーチャル配信などの配信形式があります。また、コンテンツを一方的に配信する「一方向型」と、リアルタイムで質問やコメントを受け付けてコミュニケーションをとる「双方向型」にわけられます。オンラインで開催するセミナーは、「Webセミナー」「ウェビナー」とも呼ばれます。

オンラインイベントが必要とされる背景

働き方改革を機に注目を集めたオンラインイベントは、コロナウイルスの流行で急速に普及しつつあります。リアルの会場では3密を避けづらく、ウイルス感染のリスクが高まりますが、Web上でつながるオンラインイベントは参加者の安全面に配慮できます。

オンラインであれば遠方にいる顧客や取引先も気軽に参加できるため、より幅広い範囲でのコミュニケーションが可能になります。これにより、リアルでの開催では得られなかった顧客獲得につながるとして、オンラインイベントを活用する企業が増えています。

オンラインイベントの種類

一口にオンラインイベントといっても種類があります。ここでは、オンラインイベントの種類を4つ紹介します。

展示会

オンラインの展示会はヴァーチャル展示会とも呼ばれており、商品やサービスの展示やモーターショー、博覧会などをWeb上で紹介するイベントとなります。オンラインで開催することで、さまざまな地域のターゲットに来場してもらうことができ、新規顧客の開拓につなげます。

企業説明会

就活生に向けた自社の説明会をオンラインで開催するイベントです。地方に暮らす人や同じ日に複数の企業説明会が重なったしまった人でも、参加がしやすくなるのが特徴です。オンラインであれば交通費もかからないので、より幅広い層の人材を獲得できるようになります。

研修・セミナー(ウェビナー)

オンラインでの研修やセミナーは、自宅や外出先から講師の話を聞けるのが特徴です。感染症の拡大リスクが減らせる、都合に応じて受講できるというメリットがあるため、受講率のアップにもつながるでしょう。

株主総会

リアルの株主総会では遠方にいる株主が参加しづらいというデメリットがありました。しかし、オンラインの場合、会場で総会を開催しながらオンラインでの配信を同時に行うことも可能です。会場に来る人数も減らせるので、感染症対策としても有効です。

イベントをオンラインで実施する5つのメリット

オンラインでイベントを実施することには、どのようなメリットがあるのでしょうか。5つのメリットを解説します。

1.少人数で運営できる

オンラインイベントは少人数での運営が可能です。リアルでイベントを開催する際には、設営や受付、会場内の案内など、複数のスタッフを配置する必要があります。しかし、オンラインイベントならそのような人手はほとんど必要ありません。録画や録音、配信のスタッフは必要最低限の人数で運営できるのは、オンラインイベントのメリットの1つです。

2.会場代や交通費などのコストが削減できる

会場型のイベントを開催する際には、会場のレンタル料や会場までの交通費がかかります。また、金銭的なコストだけでなく、設営や撤収といった手間もかかります。オンラインイベントであれば大規模な会場を借りる必要がなく、少人数で運営できるため、手間や交通費を削減できます。

3.全国からの集客が期待できる

オンラインイベントは、インターネット環境さえあれば、日本だけでなく世界中から参加してもらえます。また、会場に行く必要がないため、遠方で参加できない、他の予定があって会場に行くことが難しいという人でも参加しやすいのがメリットです。参加のハードルが低くなるため、より多くの集客が期待できます。

4.参加人数の制限がない

会場型のイベントは、借りる会場の広さやキャパシティによって、参加人数が制限されてしまいます。しかし、オンラインイベントの場合は基本的に参加人数の制限がありません。展示会や販促イベントでは、より幅広い層へのアピールが可能です。ただし、ツールによっては参加できる人数に制限があります。ツールを選ぶ際は参加人数を確認するようにしましょう。

5.参加者の意見や感想を収集しやすい

オンラインイベントでは、参加者のデータ取得や分析が簡単にできます。性別や年代といった情報が得られるだけでなく、他ツールと連携して情報を管理・活用することも可能です。また、チャットやアンケート機能などを使えば、リアルタイムで参加者の声が聞けます。これらの情報を基にして、営業活動や商品開発、サービスの改善などにつなげることもできます。

オンラインイベントを開催するときの4つのポイント

オンラインイベントを開催するときには、気をつけたいポイントが4つあります。それぞれのポイントを詳しく解説します。

1.会場開催と同じくイベントの開催目的は明確にする

リアルかオンラインかを問わず、イベントを開催するときはイベントのタイトルやコンセプト、ターゲットの特徴などを決めるようにしましょう。開催目的やターゲットなどを決めることで、テーマがはっきりします。イベントの方向性や目的がわかれば、適切な配信方法やタイムテーブルなどもスムーズに決められるようになります。

2.使いやすい配信ツールや配信方法を選定する

配信ツールの特徴を知って、自社のイベントに適したものを選ぶのもポイントです。登壇者が一方的に語りかける「一方向型」のイベントには、「Skype」「Googleハングアウト」「Zoom」といったWeb会議ツールが適しています。参加者同士が会話する「双方向型」のイベントには「YouTubeLive」や「FacebookLive」といったツールが適しています。

3.配信環境を整えておく

オンラインイベントでもトラブルは付き物です。イベントの最中に音声トラブルや通信トラブルなどが起こらないよう、本番前には配信テストやリハーサルを行っておくことが重要です。インターネット接続に不備がないか、マイクの音量や音声、映像に乱れはないかをチェックしておきましょう。

4.スモールスタートで開催して改善を繰り返す

最初から大規模なオンラインイベントを行うのではなく、小規模なものから開催します。ツールや機材は使ってみないとわからない部分も多いので、まずはスモールスタートで試してみるとよいでしょう。新しいスタイルのイベントは、主催者も参加者も慣れないことが多いです。小規模から始めて改善を繰り返しながら、徐々に規模を拡大するとよいでしょう。

オンラインイベントを盛り上げる3つのコツ

オンラインイベントを盛り上げるには、演出や役割分担にコツがあります。ここでは、3つのコツを解説します。

1.イベント中のコメントや質問を拾って盛り上げる

表情がわかりにくい、対話しづらいというのはオンラインイベントの特徴のひとつです。表情や気持ちがわかりにくい分、オンラインイベントでは、チャットやアンケート機能を積極的に使うようにしましょう。コメントや質問を拾って答えることで、新たな反応が返ってきて盛り上がります。参加者も巻き込んで、一緒にイベントを作るという空気作りが大切です。

2.ヴァーチャルだからこその演出も効果的

オンラインイベントは、会場の雰囲気などが伝わりにくいため、途中で飽きられてしまうケースもあります。運営側は参加者が飽きないような演出を用意しましょう。オンラインイベントには、アバターや背景を変更したり、アニメーションを流したりといった演出があります。リアルではできない工夫を凝らし、参加者の満足度をアップさせましょう。

3.イベント成功の秘訣は役割分担にあり

オンラインイベントはチームで開催するものであり、役割分担が重要になります。司会(ファシリテーター)は、登壇者の紹介や質問の振り分けなど状況判断ができる人が向いています。配信スタッフはツールや機材の整備や操作ができる人が向いています。イベント中は予期せぬトラブルが起こる可能性もあるため、配信スタッフは複数名いるとよいでしょう。

まとめ

コロナウイルスの感染拡大をきっかけに、会場に人を集めずに行えるオンラインイベントが注目を浴びています。しかし、オンラインイベントの開催やマーケティングにはノウハウが必要です。BtoBマーケティングを成功させるには、蓄積されたノウハウやスキルが重要ですが、リソースを確保できないケースも多いでしょう。

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