【Marketo運用事例】効率的にセミナー開催までの作業を実行する方法

募集ページ、メールに「マイトークン」を活用

セミナーの募集ページやお知らせメールを作成する際に便利なMarketoの機能の一つが「マイトークン」だ。

「マイトークン」は、 任意に作成できるカスタムの変数のこと。Marketoでは、プログラムごとにマイトークンを設定することができ、セミナープログラムの場合は、セミナーのタイトルや日時、場所など、毎回変更となる箇所を設定する。

弊社は定期的にセミナーを開催しているが、Marketo導入以前は毎回Webデザイン部署に依頼し募集ページを作成していた。同じようにセミナーやイベントごとに毎回制作している企業も多いかと思うが、Marketo上で募集用ページを作成し「マイトークン」をうまく使用することで、制作の作業期間は短縮され、効率化を図ることができる。

▼「マイトークン」設定画面

このトークンは、プログラム直下のランディングページ、メールで使用することが可能なので、途中でセミナー会場や日時が変更になった場合も、このマイトークンを修正するだけで、ランディングページやメールの表示も修正することができる。

▼募集用ランディングページ使用例

▼メール使用例

また、マイトークンを利用していれば、過去のセミナープログラムを複製し、トークンを修正するだけで、新しいセミナーページを準備することが可能である。一からセミナープログラムを作成する必要なく、大幅な作業時間の短縮ができる。

セミナー申込からお礼メールまで、ステップごとにフォルダをわけてアセットを格納する

セミナーの申込から終了までには、大まかに3つのステップが存在する。

▼「申込」…セミナー申込ページを公開~募集締め切りまで
▼「開催前」…セミナー申込ページを締め切り申込者を精査。お知らせ(リマインド)メールを配信する期間
▼「開催後」…セミナー開催後、参加者にお礼メールを配信

上記期間ごとにフォルダを準備し、それぞれの期間に必要なアセットを格納しておく。その際、フォルダ名の先頭に数字をつけて意図した順序に並ぶように設定しておくとより便利だ。

申込

申込フォルダの中には、セミナーの申し込みフォーム、ランディングページ、申込者に送信する自動返信メール、申込みあった際に自社内に通知するアラートメールを格納する。

開催前

セミナーの応募を締め切り、開催前までに実行が必要なアセットを格納する。

(21)seminarYYMMDD_name_Invitation  …セミナーの招待者のリスト、招待メール、招待メールを送信するスマートキャンペーン

(22)seminarYYMMDD_name_Defeat …セミナーの落選者のリスト、落選メール、落選メールを送信するスマートキャンペーン

(23)seminarYYMMDD_name_Just before …セミナーの開催前の直前メール、直前メールを送信するスマートキャンペーン。リストは、

(21)seminarYYMMDD_name_Invitationを使用する。

開催後

セミナーの開催後にお送りするお礼メールに関するアセットを格納する。

(31)seminarYYMMDD_name_Attendance  …セミナーの参加のリスト、お礼メール、お礼メールを送信するスマートキャンペーン

アセット名称を工夫し、設定内容の確認時間を短縮する

セミナー申込で使用するスマートキャンペーンでは、申込者に送信する自動返信メールと、自社内に送信するアラートメールを間違えないように、自動返信メールはReply_、アラートメールはAlert_で始まるように名称を設定しておくと、確認がスムーズだ。

さらに、スマートキャンペーンとそのキャンペーンで使用するアセットの名称の数字をあわせておく。
「 (20)Seminar_開催前」フォルダにある招待者に招待メールを送信するスマートキャンペーンの場合、

スマートキャンペーンのスマートリストは「リストのメンバー」とし、スマートキャンペーンの名称と同じ、(21)seminarYYMMDD_name_Invitationを選択する。

スマートキャンペーンのフローで送信するメールはスマートキャンペーンの名称と同じ、(21)seminarYYMMDD_name_Invitationを選択する。

落選のお知らせやお礼メールなどを送信するスマートキャンペーンでも、同様に名称が同じリスト、メールをお送りすることで、数が多くなってもスムーズに確認できる。

まとめ

今回は弊社での使用例を基に、Marketoを活用したセミナー業務のTipsをいくつかご紹介した。

Marketoを運用する上では様々な業務が発生するが、セミナー業務に関しては、上記のようなフォーマットやルールを設定することで、作業の効率化を図ることができる。

マーケティングオートメーションを効果的に使用するには、自社の状況や体制を考慮し活用方法を検討することが重要だ。今回の内容が自社の効率的なセミナー業務の運用のヒントになれば幸いだ。

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