レポートに必要な項目やデータの洗い出しを行う

前回の記事でヒアリングについての紹介を行いました。ヒアリングの結果をもとに、どういったデータが必要なのか？その洗い出しを行います。

筆者はそのために以下のような表を作成しています。

【レポート作成設計表】

レポート名・取得目的・報告頻度・項目頻度・表示方法・目標有無・目標値・ソース・取得方法・取得担当・備考という項目から成り立っており、1種類のデータについて1行という見せ方になります。

この表を埋めることで、取得するべきデータの管理を行うことが出来ます。

3つの事例を追加したExcelファイルを以下よりダウンロードいただくことが可能です。

＞＞Excelファイルを以下よりダウンロード

レポートの作成頻度とアウトプットの関係

「レポートをどういう形にするか」を決めるのにもっとも大切な要素は「作成頻度」です。

例えば売上や訪問者数を毎日見たい場合は手動でレポートを作って、コメントを入れて送るというような人的作業を行う事はむずかしいです。「逆に今月のサイトの目標の達成状況と来月の取り組みを決める」という目的のレポートであれば、「ダッシュボードを見てね」というわけにいかないかと思います。

レポートの作成頻度とその特徴は以下の表で確認することが出来ます。

日次で見る必要があれば、アクセス解析ツールやレポートツールの機能を使って定期的なメール配信や共有を行うと良いでしょう。気付き・要因・考察（前回の「良いレポートの条件３」）といったものを日次では追加するのは現実的ではありません。

週次のレポートであれば、Excelファイルなどで作成してその内容をメール送信したり、毎週のミーティングで印刷して報告したりといった形になります。データ加工やグラフ作成など簡単な作業を行いつつ（あるいは一部を自動化しつつ）、気づき・要因・考察などを追加しましょう。

月次のレポートであれば、その月の目標・KPI・施策の振り返り、また来月以降の取り組み予定内容などを議論して決める内容が増えてくるのではないでしょうか。この場合はExcel1枚で共有というわけにはいかず、パワーポイントなどを利用した十枚～数十枚にわたるレポートになるかもしれません。

全ての項目を1つのレポートにまとめる必要はありません。サイトのゴール・KPI・訪問者といった重要な指標は日次、月の目標に対しての進捗や集客施策の評価は週次・振り返りは月次というように目的に応じて、どの頻度でどのデータを取得するかを決めましょう。

日次レポート

日単位で数値を把握するため、人間の手を介さずに毎日作れることが大切です。筆者がオススメするのは2種類の方法です。

1つはアクセス解析ツールのメール配信機能を利用するという手法です。Google アナリティクスであれば重要な指標を「マイレポート」に追加して、その内容をメール配信するという方法が可能です。

毎朝、会社についたら数値をチェックして、急激な変化が無いかを確認するといった目的がメインになります。

他にも「ダッシュボード」機能が用意されたツールや、ダッシュボードサービスを利用するのも方法の一つです。

Googleアナリティクスを中心としたデータであれば、無料で利用できる「Google Data Studio」をオススメします。Google アナリティクスのマイレポートより機能が豊富で、デザインも変えられます。またレポート上で「デバイスの絞り込み」「流入元の絞り込み」なども可能です。

ただし現時点ではメール配信機能は備わっていないので、URL共有が前提になります。Google Data Studioの使い方、皆さんも利用できるテンプレートなどに関しては、以下記事を参考にしてください。

※参考：無料でデータを可視化して効率化できる！Google Data Studioとは

Google Spreadsheetをクライアントと利用してデータを共有している、といった場合はGoogle アナリティクスの公式プラグインを利用してレポートを作成するのが便利です。

日次レポートで大切なのは、重要な情報のみを、わかりやすく届けることです。そのために上記のような仕組みを活用して、定期的に確実に届けることを忘れないでください。

また、四半期に一度など、閲覧者に対してヒアリングを行い、必要な項目の見直しなどを行いましょう。

週次レポート

月単位で目標が設定されている企業にとってはもっとも大切なレポートになります。週次レポートの目的は主に3つです。

１）月次の目標に対する進捗を見る

売上目標100万円に対して、最初の1週間で14万円しか上がっていない場合、（月の後半の大きな施策をプランしていたのではない限り）、このままではまずいという事に気づく事が出来ます。月末に気づいてもリカバリーのしようがありませんが、早い段階で気づけば打ち手を行える可能性があります。

２）行った施策の初期評価に利用する

月内に行った施策の初期評価を週次のタイミングで行う事をオススメします。日単位での速報を見たり、月単位で振り返ったりという事も大切です。しかし「週次」というのが振り返りにはちょうど良いタイミングのことが多いです。ある程度データもたまり判断が出来る状態、また施策を振り返って次に何を実行するかを考えるスピード感などの観点から、施策の振り返りは週単位をオススメします。

３）トレンドを把握するために利用

日次では曜日やメール配信などの影響を受けやすく、月次では粗すぎる。週次は前週や前年同週比較など時系列での比較を行うのに最適な粒度（細かさ）になります。サイト全体の訪問やコンバージョンの変化などに気づく事は大切です。「徐々に自然検索からの流入数増えている」あるいは「3週連続で売り上げが前年同週を下回っている」などを把握することで、早い段階で必要な打ち手を行いましょう。

週次レポートでもっとも大切なのは最低限の「気付き・要因・考察」を追加することになります。100行のデータより、3行の文章の方が大切です。

例えば

「先週開始した新規獲得キャンペーンは、半年前と比べて最初の4日間での会員獲得数が3,000件と、前回より1,200件少ない」

「●●という検索キーワードの順位が平均12位から平均4位に上昇し、流入数が500件増えた」

「今月の目標4,500万円に対して、現在は2,100万円の売上。着地予想は4,200万円となるため追加の集客施策を検討中」

といった具合です。

【週次レポート例】

週次レポートにおいて大切なのは、決まった時間（例えば毎週３時間）の中でいかに効率よく作成するかという事になります。データ取得をなるべく短くし、「気付き」をかけるように意識しましょう。数値の変化があった場合は、お客さんへのちょっとした確認や、Googleアナリティクスで追加のデータを取得して原因を確認するといったことも必要かもしれません。

今回は日次と週次レポートを紹介してきました。
次回は月次レポートそして、「サマリーシート」という考え方について紹介いたします。お楽しみに！